Chia sẻ màn hình trên Teams không chỉ là một kỹ năng hữu ích mà còn giúp nâng cao sự tương tác và hiệu suất trong các cuộc họp trực tuyến. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện điều này thông qua vài thao tác cơ bản, giúp bạn tận dụng toàn bộ tiềm năng của ứng dụng Teams của mình.
Hướng dẫn chia sẻ màn hình trên Teams
Để chia sẻ màn hình trên Teams, bạn chỉ cần tuân theo các bước sau đây:
Bước 1: Khởi động ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản của bạn nếu cần. Sau đó, tham gia cuộc họp của bạn.
Bước 2: Nhấp vào nút “Chia sẻ,” nằm trên thanh công cụ của ứng dụng Teams, cạnh nút “Rời đi.” Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + E để thực hiện thao tác này.
Bước 3: Sau khi nhấp vào nút Chia sẻ, một menu sẽ hiển thị với các tùy chọn cho việc chia sẻ màn hình.
- Nếu bạn chọn “Màn hình,” Teams sẽ chia sẻ toàn bộ màn hình của bạn.
- Nếu bạn chọn “Cửa sổ,” chỉ một cửa sổ cụ thể mà bạn đang sử dụng sẽ được chia sẻ.
- Teams cũng cung cấp tùy chọn “PowerPoint” để hiển thị bản trình bày và “Duyệt” để mở các tệp đã lưu trên máy tính. Bạn còn có thể bật hoặc tắt âm thanh máy tính bằng nút “Bao gồm âm thanh máy tính” khi chia sẻ màn hình hoặc cửa sổ.
Bước 4: Ngay sau khi bạn nhấp vào nút Chia sẻ, màn hình của bạn sẽ hiển thị nội dung bạn đã chọn. Trên hầu hết các thiết bị, bạn sẽ thấy một đường viền màu đỏ bao quanh nội dung đang được chia sẻ. Phía đầu màn hình có một thanh hiển thị các tùy chọn khác nhau.
- Nếu bạn muốn cho phép một thành viên khác trong cuộc họp điều khiển màn hình của bạn, bạn có thể nhấp vào tùy chọn “Cung cấp quyền kiểm soát.”
- Để chia sẻ âm thanh, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng màn hình máy tính, nằm gần tùy chọn “Dừng trình bày.” Tùy chọn này cho phép bạn dễ dàng ngừng chia sẻ màn hình ngay lập tức.
Bước 5: Nếu bạn muốn dừng việc chia sẻ màn hình bất kỳ lúc nào, bạn có thể nhấp vào nút “Dừng chia sẻ” (biểu thị bằng một hình vuông có chữ X bên trong), nằm ở góc phải dưới cùng của màn hình máy tính, phía dưới bộ đếm thời gian.
Lưu ý khi chia sẻ màn hình trên Teams
Khi chia sẻ màn hình trên Teams, bạn nên tuân theo những lưu ý sau:
- Đảm bảo bạn chỉ chia sẻ màn hình với những người mà bạn muốn họ xem. Trong trường hợp chia sẻ màn hình trong cuộc họp nhóm, hãy đảm bảo chỉ chia sẻ những thông tin cần thiết và tránh chia sẻ thông tin nhạy cảm.
- Nếu bạn chia sẻ màn hình trong cuộc họp quan trọng hoặc có nội dung nhạy cảm, hãy tắt thông báo từ các ứng dụng trên máy tính để tránh hiển thị thông báo trên màn hình chia sẻ của bạn.
- Nếu bạn muốn ngăn chặn người xem chỉnh sửa nội dung trong màn hình chia sẻ, hãy sử dụng tùy chọn “Cửa sổ” để chỉ chia sẻ một cửa sổ ứng dụng cụ thể mà bạn đang sử dụng.
- Đảm bảo rằng kết nối Internet của bạn ổn định và tốc độ mạng đủ nhanh để hỗ trợ việc chia sẻ màn hình và giảm độ trễ khi chia sẻ.
- Cuối cùng, nhớ chọn tùy chọn “Dừng chia sẻ” khi bạn muốn kết thúc việc chia sẻ màn hình, để ngăn người khác tiếp tục xem màn hình sau khi cuộc họp kết thúc.
Lợi ích của việc chia sẻ màn hình trên Teams
Biết cách chia sẻ màn hình trên Teams mang lại nhiều lợi ích:
- Tăng tính tương tác và đồng bộ trong cuộc họp.
- Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc.
- Hỗ trợ giảng dạy và hướng dẫn từ xa.
- Cộng tác và trao đổi thông tin thuận tiện.
- Linh hoạt trong công việc từ xa, tiết kiệm chi phí văn phòng.
Với vài thao tác cơ bản, bạn có thể chia sẻ màn hình trên Teams một cách dễ dàng và hiệu quả. Bắt đầu sử dụng chức năng này để trải nghiệm sự tiện lợi trong cuộc họp và cộng tác trực tuyến.
